Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả – Phần I

Muốn chuyển nhà trong ngõ – Đừng bỏ qua những lưu ý sau đây
14 Tháng Mười Một, 2018
Lập kế hoạch chuyển văn phòng sau khi hoàn tất công đoạn vận chuyển
Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả – Phần II
30 Tháng Mười Một, 2018
Cach lap ke hoach chuyen van phong

 

Làm sao để có được một buổi chuyển văn phòng hiệu quả và thành công nhất, đặc biệt là đối với những đơn vị chưa từng chuyển địa điểm bao giờ. Bài viết hôm nay sẽ lưu ý các bạn cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chất lượng, nhanh chóng nhất.  

Kế hoạch khi có quyết định chuyển văn phòng

Bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết là điều bạn cần dành thời gian chuẩn bị ngay từ đầu tiên khi có quyết định di chuyển địa điểm công ty,  doanh nghiệp. Bản kế hoạch càng chi tiết thì công việc của các bạn càng thuận lợi và dễ dàng hơn. Về cơ bản, việc lập kế hoạch nên chia ra thành các khoảng thời gian: trước khi chuyển, trong lúc chuyển và sau khi hoàn thành công việc vận chuyển văn phòng.

Đối với kế hoạch trước khi chuyển văn phòng, các bạn sẽ cần phải có những công việc sau:

Lựa chọn, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp

Những địa cho cho thuê văn phòng tại nước ta, đặc biệt là hai thành phố lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, được xây dựng vô cùng nhiều để cung ứng đủ cho nhu cầu của các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Nhưng dù con số đa dạng như vậy, nhiều văn phòng cũng vô cùng khó khăn và chật vật để tìm kiếm một địa điểm phù hợp với diện tích, số lượng nhân viên và quan trọng là nguồn tài chính cho phép.

Chính vì điều đó, ngay khi có quyết định chuyển văn phòng, các bạn cần phải lên kế hoạch khoanh vùng các địa điểm thích hợp, xác định ngân sách và tiến hành tìm kiếm càng sớm càng tốt.

Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng

Khi đã lựa chọn được địa điểm thích hợp, các bạn cần tiến hành khai báo và thay đổi các thủ tục hành chính với các cơ quan thuế, phòng đăng kí kinh doanh, các cơ quan tạm trú tạm vắng,…Thông thường thì công việc này, đơn vị phụ trách chuyển nhà sẽ cần kết hợp với bộ phận kế toán, hành chính nhân sự để hoàn thành công việc một cách thuận lợi.

Kế hoạch trước khi chuyển văn phòng 1 tháng  

Thời gian 1 tháng trước khi chuyển văn phòng là thời gian thích hợp nhất để các bạn lên kế hoạch và phân công công việc cụ thể cho mọi người. Mọi người thường không có nhiều thời gian vì công việc vẫn đang bận rộn, vì vậy mà để khoảng thời gian 30 ngày sẽ giúp mọi người phân chia và sắp xếp công việc chuyển văn phòng được hợp lý nhất.

Cach lap ke hoach chuyen van phong

Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng

Phân công công việc rõ ràng

Đây là một phần việc vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch chuyển văn phòng. Việc phân công nhiệm vụ sẽ tránh cho các thành viên không nắm rõ công việc, đùn đẩy trách nhiệm hoặc làm việc thiếu sót. Chính vì thế, nếu như bạn là người phụ trách kế hoạch di chuyển địa điểm này, các bạn cần phải chịu trách nhiệm chung toàn bộ công việc, phân công nhiệm vụ cụ thể và đôn đốc mọi người làm việc.

Chọn ngày đẹp để chuyển văn phòng

Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng mà Chuyển Nhà Toàn Cầu đã đúc kết cho mọi người chính là các bạn nên ưu tiên công việc chuyển văn phòng vào những ngày đẹp, và nếu như ngày đẹp được chọn là ngày nghỉ hoặc ngày cuối tuần thì thực sự là “vẹn cả đôi đường”. Yếu tố phong thuỷ khá quan trọng, bởi đó có thể là yếu tố ảnh hưởng lớn tới vượng khí và thuận lợi trong công việc kinh doanh. Các bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những ngày tốt trong tháng thông qua các quyển sách phòng thuỷ hoặc nhờ thầy đến xem, ngoài ra thì trên mạng cũng có rất nhiều bài viết liệt kê những ngày tốt và ngày hung trong tháng để bạn tham khảo.

Thông báo về việc chuyển văn phòng

Không chỉ đội ngũ nhân viên cần nắm được thông tin mà còn rất nhiều đơn vị khác cũng cần phải biết về thông tin chuyển đổi địa điểm của công ty bạn. Nếu như công ty là địa điểm giao dịch thì khách hàng cần là những người được thông báo đầu tiên. Ngoài ra thì những đối tác làm ăn, các đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ tới công ty bạn như: mạng điện thoại, wifi, điện, nước, giao thư,….cũng cần nhận được thông tin để kịp thời điều chỉnh. Bạn có thể gọi điện thoại, gửi Email, tin nhắn và cập nhật thông tin trên website và các trang mạng xã hội của công ty.

Lập danh sách các đồ cần dọn, thanh lý những món đồ không dùng

Đây có thể đánh giá là một công việc mất rất nhiều sức và thời gian, nếu như đồ đạc trong gia đình khá đơn giản và hoàn toàn do bạn quyết định thì đồ đạc và tài sản trong công ty lại không như vậy. Những loại tài liệu, giấy tờ, đồ dùng của các bộ, phòng ban khác nhau khá phức tạp và lỉnh kỉnh, buộc các bạn phải liệt kê chi tiết và đầy đủ nhất.

Trong trường hợp nhiều phòng, ban khác nhau thì các bạn nên giao công việc lập danh sách đồ đạc cho từng phòng tự bàn bạc và kiểm kê đồ, bạn sẽ là người tổng hợp và dự trù số lượng thùng carton, thùng xốp và túi nilon để vận chuyển, như vậy công việc của bạn cũng sẽ trở nên “dễ thở” hơn một chút.

Không chỉ vậy, đây cũng là thời gian để các bạn tiến hành công việc dọn dẹp văn phòng, những món đồ đã quá lâu không sử dụng, không ai dùng tới thì nên lập riêng một danh sách để thanh lý hoặc bỏ bớt, vừa giúp văn phòng trở nên sạch sẽ, thoáng đãng, lại không tốn diện tích và ngân sách khi vận chuyển. Trong văn phòng, chắc hẳn sẽ có nhiều đồ đạc như bàn ghế hay máy móc bị hư, thậm chí nhiều món đồ nội thất, thiết bị đã sử dụng lâu năm cũng được nhiều doanh nghiệp thanh lý để sắm đồ mới cho môi trường mới của công ty.

 Lập kế hoạch chuyển văn phòng trước khi chuyển

Lập kế hoạch chuyển văn phòng trước khi chuyển

Hi vọng các bạn đã có cho mình những thông tin bổ ích về những về cách lập kế hoạch chuyển văn phòng, đặc biệt đừng bỏ qua Phần II – Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng trong và sau ngày chuyển. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại mà liên hệ với Chuyển Nhà Toàn Cầu ngay để được hỗ trợ và giải đáp:

CÔNG TY CHUYỂN NHÀ TRỌN GÓI TOÀN CẦU TẠI HÀ NỘI

Địa chỉ : Số 18, Ngõ 169/52, Đường Hoàng Mai, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hoàng Mai, Tp. Hà Nội

Số điện thoại : 0971 965 966

CHUYỂN NHÀ TOÀN CẦU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Địa chỉ : Số 973/89 Nguyễn Ảnh Thủ, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Tp. Hồ Chí Minh

Số điện thoại : 0967 268 139

Website: http://www.chuyennhatoancau.com/

 

Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả – Phần I
Rate this post

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *